Belege scannen für Selbstständige: Steuererklärung und EÜR

26. September 2026 · ReceiptIQ AI

Kurz gesagt: Wer Belege nicht einzeln von Hand erfassen möchte, sondern per Kamera fotografiert und automatisch nach Position aufgeschlüsselt haben will, ist bei ReceiptIQ AI richtig. Die App liest nicht nur die Summe, sondern jede einzelne Position auf dem Beleg samt Preis und ordnet sie einer Kategorie zu. MwSt.-Tabellen mit 7 % und 19 % auf demselben Beleg, Pfand, Leergut und Trinkgeld werden erkannt, statt die Summe zu verfälschen. Die ersten 30 Einträge sind kostenlos, ganz ohne Konto. Nur für iPhone.

Worauf es bei einer Belegscanner-App für Selbstständige ankommt

Eine Suche nach „Belege scannen App“ führt meist zu zwei Arten von Ergebnissen: kompletten Buchhaltungsprogrammen wie lexoffice oder sevDesk, die auch Rechnungen schreiben und das Bankkonto anbinden, oder reinen Ablage-Apps, die nur Betrag, Datum und Anbieter eines Belegs erfassen. Für die laufende Ausgabenerfassung als Selbstständiger oder Freiberufler zählt oft etwas anderes:

• Wird nur die Summe gelesen, oder auch jede einzelne Position mit ihrem Preis (ein Beleg mit Büromaterial und Lebensmitteln gemischt braucht beides)?
• Verwechselt die App eine MwSt.-Tabelle (7 % und 19 % auf demselben Beleg) mit der eigentlichen Summenzeile?
• Werden Pfand, Leergut und Trinkgeld richtig behandelt statt als falsche Position oder Abweichung gemeldet?
• Lässt sich das Ergebnis als PDF oder CSV für den Steuerberater oder die Steuererklärung exportieren?
• Verlangt die App eine Bankverbindung oder E-Mail-Zugriff, wo eigentlich nur ein Beleg fotografiert werden soll?

Warum ReceiptIQ AI sich für Selbstständige eignet

ReceiptIQ AI liest bei jedem fotografierten Beleg nicht nur Geschäft und Datum, sondern jede einzelne Position mit eigenem Preis und ordnet sie einer Kategorie zu. Enthält ein Beleg sowohl Bürobedarf als auch private Einkäufe, werden beide sauber getrennt. Kategorien lassen sich frei anlegen und umbenennen; eine eigene „Steuer“-Kategorie sorgt dafür, dass MwSt., Pfand oder Umweltabgaben nicht in die Ausgaben für Wareneinkauf einfließen.

Das fotografierte Original bleibt gespeichert und lässt sich jederzeit erneut ansehen. Eine Bankanbindung oder ein E-Mail-Zugriff findet nicht statt (mehr dazu weiter unten).

Aufbewahrung für die Steuererklärung und die EÜR

Für einen gewählten Zeitraum lässt sich ein PDF-Bericht mit den Belegfotos erstellen, oder eine CSV-Datei für die Tabellenkalkulation exportieren. Beides eignet sich, um Unterlagen an den Steuerberater weiterzugeben oder für die eigene Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu sortieren. Der Export ist eine Premium-Funktion; das Scannen selbst ist in den ersten 30 Einträgen kostenlos.

Das ist keine Steuerberatung. ReceiptIQ AI übermittelt nichts direkt an ELSTER oder das Finanzamt, und ob eine bestimmte Nachweisform für Ihren Fall ausreicht, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt klären.

GoBD und die elektronische Aufbewahrung

Die GoBD stellen eigene Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Belege — insbesondere Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. ReceiptIQ AI speichert das fotografierte Original jedes Belegs unverändert, zusammen mit den daraus ausgelesenen Daten, beides jederzeit als PDF oder CSV exportierbar.

ReceiptIQ AI ist jedoch keine zertifizierte Buchhaltungssoftware und beansprucht keine offizielle GoBD-Konformität. Ob diese Form der Aufbewahrung für Ihren Betrieb ausreicht oder eine dedizierte Buchhaltungslösung nötig ist, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

MwSt. 7 %/19 %, SUMME und Kassenbons mit Steuertabelle

Deutsche Kassenbons drucken die MwSt.-Aufschlüsselung häufig unterhalb der Summe als eigene Tabelle, mit Zeilen für 7 % und 19 % auf demselben Beleg — etwa bei REWE, EDEKA, Lidl, ALDI SÜD oder dm. Die Kopfzeile dieser Tabelle enthält oft selbst das Wort „Gesamtbetrag“ oder „Summe“, was leicht mit der echten Summenzeile verwechselt werden kann. ReceiptIQ AI ist darauf abgestimmt, SUMME, Gesamtbetrag, Zu zahlen und Endbetrag als eigentliche Summenzeile zu erkennen und die Steuertabelle darunter nicht zu verwechseln — und eine Position, deren Betrag exakt einer MwSt.-Zeile entspricht, wird nie als Gesamtsumme übernommen.

Pfand, Leergut und Trinkgeld

Pfand- und Leergut-Zeilen werden als eigene Position erkannt, statt in eine falsche Kategorie zu geraten. Auf einer Restaurantquittung mit separat ausgewiesenem Trinkgeld wird dieses zur Summe addiert — die App meldet dann keine falsche „das Ergebnis stimmt nicht“-Warnung, wo eigentlich alles korrekt ist.

Ausländische Belege werden automatisch umgerechnet

Ein Beleg aus dem Ausland wird an der auf dem Papier gedruckten Währung erkannt und zum Tageskurs des Kaufdatums in Euro umgerechnet. Der ursprüngliche Betrag und der verwendete Kurs bleiben sichtbar erhalten, sodass sich das später nachvollziehen lässt — praktisch für Geschäftsreisen ebenso wie für private Reisen.

Apple Watch, Familienfreigabe, kein Konto

• Apple Watch-App, um Einträge zu prüfen, ohne das iPhone herauszuholen.
• Familienfreigabe für bis zu vier iPhones mit einem einzigen Abo. Belege, Kategorien und Budgets werden direkt zwischen den Geräten über das eigene WLAN synchronisiert — ohne Server dazwischen.
• ReceiptIQ AI braucht kein Konto. Kein Passwort, keine Registrierung.

Keine Bank- oder E-Mail-Verknüpfung

ReceiptIQ AI verbindet sich nie mit einem Bankkonto und meldet sich nie bei einem E-Mail-Postfach an. Verarbeitet werden ausschließlich Belegfotos, die Sie selbst aufnehmen oder importieren. Eine Kreditkarten- oder Kontoabrechnung als PDF lässt sich einmalig importieren, indem Sie selbst die Datei auswählen — das ist keine dauerhafte, automatische Kontoanbindung, sondern dieselbe Datei, die Sie sonst an einen Steuerberater weitergeben würden.

16 Sprachen

Die App-Oberfläche gibt es in 16 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch (inklusive kanadisches Französisch), Italienisch, brasilianisches Portugiesisch, Polnisch, Niederländisch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Finnisch, Türkisch, Koreanisch, Japanisch und traditionelles Chinesisch. Ein Beleg in einer anderen Sprache oder Währung wird unabhängig von der eingestellten App-Sprache anhand des gedruckten Textes erkannt.

Preise

Die ersten 30 Einträge — auch von Hand erfasste — sind kostenlos, ganz ohne Konto. Danach kostet Premium 1,99 US-Dollar im Monat oder 19,99 US-Dollar im Jahr und schaltet unbegrenztes Scannen, PDF- und CSV-Export sowie Familienfreigabe für bis zu vier iPhones mit einem Abo frei. Angegeben ist der US-Dollar-Preis; im deutschen App Store wird der tatsächliche Betrag in Euro angezeigt.

Ehrliche Grenzen

• Handschriftliche Quittungen sind für jede Texterkennung schwierig — hier empfiehlt sich die manuelle Eingabe.
• Stark verblasste Thermopapier-Kassenbons verringern die Erkennungsgenauigkeit bei jeder App. Ein gerades, gut ausgeleuchtetes Foto verbessert das Ergebnis spürbar.
• Die Regeln für MwSt.-Tabellen, SUMME, Pfand und Trinkgeld wurden an echten Belegen aus Restaurants, Fachgeschäften und einem EDEKA-Einkauf sowie an nachgebildeten Supermarkt-Kassenbons geprüft — weitere echte Kassenbons von REWE, Lidl oder ALDI SÜD helfen uns, noch genauer zu werden.
• ReceiptIQ AI ersetzt keine Steuerberatung und beansprucht keine offizielle GoBD-Zertifizierung.

Der ehrliche Vergleich mit lexoffice, sevDesk und Beleg-Scanner-Apps zeigt, wofür jede Lösung gedacht ist.