Reicht ein Foto vom Kassenbon für das Finanzamt?

3. Oktober 2026 · ReceiptIQ AI · Rechtsstand der genannten Quellen: 3. Oktober 2026

Kurz gesagt: Das kommt darauf an, wer Sie sind. Als Privatperson reichen Sie Belege mit der Steuererklärung in der Regel gar nicht erst ein, Sie halten sie nur bereit; ein lesbares Foto ist dafür ein gängiger Weg, eine ausdrückliche gesetzliche Zusage gibt es dafür aber nicht. Als Selbstständige oder Freiberufler dürfen Sie Papierbelege nach den GoBD fotografieren und das Papier danach vernichten, wenn das Foto dem Original bildlich entspricht und Sie das Verfahren dokumentieren.

Das ist eine allgemeine Zusammenfassung veröffentlichter Rechtsquellen und keine Steuerberatung. Ihr Einzelfall kann abweichen; fragen Sie im Zweifel Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung. Alle Quellen stehen unten.

Privatperson: Steuererklärung ohne Belege einreichen

Wer als Arbeitnehmerin, Arbeitnehmer oder Rentner eine Einkommensteuererklärung abgibt, muss Belege seit 2017 grundsätzlich nicht mehr beifügen. Das Finanzamt Baden-Württemberg schreibt dazu, es bestehe „grundsätzlich lediglich eine Belegvorhaltepflicht“: Sie bewahren die Unterlagen für Rückfragen auf, und das Finanzamt fordert sie bei Bedarf an. Eine Ausnahme nennt die Behörde für Auslandssachverhalte, hier sind die Belege weiterhin direkt mit der Erklärung einzureichen.

Was heißt das für ein Foto? Das Finanzamt kann nach § 97 Abs. 1 AO verlangen, dass ihm Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorgelegt werden. Wir kennen keine Vorschrift, die ein lesbares Foto für Privatpersonen ausschließt, aber auch keine, die es ausdrücklich zusichert. In der Praxis lässt sich viel mit einem vollständigen, gut lesbaren Foto beantworten. Sicher ist es nicht in jedem Fall: Bei hohen Beträgen oder Rechnungen für Handwerkerleistungen lohnt es sich, das Papier aufzuheben, bis der Steuerbescheid endgültig ist. Das ist eine Faustregel und keine gesetzliche Frist.

Eine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Kassenbons gibt es für Privatpersonen nicht, § 147 AO betrifft Unterlagen, die nach den Steuergesetzen zu führen sind. Ein Sonderfall: Wer als Nichtunternehmer Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht (zum Beispiel vom Handwerker), muss die Rechnung und den Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Selbstständige und Freiberufler: Fotografieren ist erlaubt, mit Auflagen

Wer Betriebsausgaben belegen muss (zum Beispiel bei der Einnahmenüberschussrechnung), bewahrt Buchungsbelege nach § 147 AO auf. Absatz 2 erlaubt das auch auf Bild- oder Datenträgern, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar ist. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, steht im BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019:

• Rz. 130: Die bildliche Erfassung eines Papierbelegs darf „mit den verschiedensten Arten von Geräten“ erfolgen, ausdrücklich auch mit Smartphones. Wird ein Foto per Texterkennung (OCR) um Volltext ergänzt, ist dieser Text nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
• Rz. 136: Das Verfahren muss dokumentiert werden. Das BMF nennt eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung erforderlich ist sowie wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und die Protokollierung von Fehlern erfolgen. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Betriebs.
• Rz. 137 bis 139: Farbe muss erhalten bleiben, wenn sie Beweisfunktion hat (zum Beispiel rote Minusbeträge); eine elektronische Signatur ist für Besteuerungszwecke nicht nötig; nach dem Erfassen wird nur noch mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet.
• Rz. 140: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Aufbewahrungsfrist: Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO, früher zehn Jahre), die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG ebenfalls acht Jahre. Wer noch Belege aus früheren Jahren hat, sollte die Übergangsregelung mit der Steuerberatung klären.

Was ist ein Kassenbon steuerlich: die 250-Euro-Grenze

Ein Kassenbon bis 250 Euro Gesamtbetrag gilt als Kleinbetragsrechnung und braucht nur vier Angaben (§ 33 UStDV): vollständiger Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung, sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Darüber ist eine vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG nötig, unter anderem mit Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers und einer Rechnungsnummer. Ein Foto ersetzt keine fehlenden Angaben: War der Bon unvollständig, ist es auch das Foto.

Die Fälle auf einen Blick

Woran Fotos in der Praxis scheitern

• Der Bon ist nur teilweise im Bild. Händlername, Datum und Summe müssen lesbar sein; lange Bons brauchen unter Umständen zwei überlappende Fotos.
• Thermopapier verblasst. Ist die Schrift weg, ist sie weg. Fotografieren Sie Kassenbons am besten am selben Tag (mehr dazu auf Englisch: how long thermal receipts last).
• Der Bon belegt nicht, was Sie meinen. Bewirtungen und andere Sonderfälle haben eigene Formvorschriften; hier sollten Sie sich vor dem Wegwerfen beraten lassen.

Wo ReceiptIQ AI ins Bild passt, und wo nicht

ReceiptIQ AI ist eine iPhone-App, die den Kassenbon fotografiert, jede Position mit Preis ausliest und einer Kategorie zuordnet. Das Foto bleibt auf Ihrem iPhone (solange Sie das Speichern der Belegfotos nicht abgeschaltet haben), zum Auslesen wird nur der erkannte Text gesendet. Für die Steuer hilft das so: Sie sehen Ausgaben nach Kategorie, und der Export als CSV oder als PDF mit allen Belegfotos erleichtert die Übergabe an die Steuerberatung (Premium).

Was die App nicht ist: kein GoBD-zertifiziertes Archiv und keine Software, die Ihre Verfahrensdokumentation schreibt. Belege lassen sich in der App nachträglich bearbeiten, ohne dass Änderungen revisionssicher protokolliert werden. Für Selbstständige, die das Papier tatsächlich wegwerfen wollen, ist ein dafür gedachtes Archiv samt Verfahrensdokumentation der sicherere Weg; die App ersetzt das nicht. Die ersten 30 Belege sind kostenlos, ein Konto brauchen Sie nicht. Sie können es vorher im Browser mit einem Kassenbon testen: Kassenbon im Browser ausprobieren.

Quellen

• § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Abs. 2: Bildträger; Abs. 3: acht Jahre für Buchungsbelege; Abs. 4: Fristbeginn)
• § 97 AO, Vorlage von Urkunden
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (Abs. 4) und § 14b UStG, Aufbewahrung
• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge
• BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Rz. 130 bis 140 (hier als Kopie des Bayerischen Landesamts für Steuern), geändert durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (betrifft Rz. 136 nur im letzten Absatz zum Ausland) und am 14. Juli 2025 (E-Rechnungen)
• Finanzamt Baden-Württemberg: Welche Belege muss ich bei Abgabe der Einkommensteuererklärung vorlegen? (Belegvorhaltepflicht)

Was wir nicht sicher wissen: Die Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 haben wir nur über Sekundärquellen geprüft; danach betrifft sie E-Rechnungen und nicht die Randziffern zum Scannen. Wie ausführlich die Verfahrensdokumentation bei einem Ein-Personen-Betrieb ausfallen muss, sagt das BMF-Schreiben nicht konkret (Rz. 136 und 151: „abhängig von der Komplexität“). Für den Einzelfall ist die Steuerberatung zuständig.

Häufige Fragen

Reicht ein Foto vom Kassenbon für das Finanzamt?

Für eine Privatperson meist ja: Belege werden mit der Steuererklärung normalerweise nicht eingereicht, sondern nur vorgehalten, und das Finanzamt fordert sie bei Bedarf an. Eine ausdrückliche gesetzliche Zusage, dass ein Foto genügt, gibt es für Privatpersonen nicht. Für Selbstständige ist das Abfotografieren nach den GoBD (Rz. 130) zulässig, wenn die Wiedergabe dem Original bildlich entspricht und das Verfahren dokumentiert ist.

Muss ich als Privatperson Belege zur Steuererklärung einreichen?

In der Regel nein. Es besteht grundsätzlich nur eine Belegvorhaltepflicht: Sie halten die Unterlagen für Rückfragen bereit. Ausnahmen gibt es unter anderem bei Auslandssachverhalten, bei denen die Belege direkt mit der Erklärung einzureichen sind (Quelle: Finanzamt Baden-Württemberg).

Darf ich den Papierbeleg wegwerfen, wenn ich ihn fotografiert habe?

Als Selbstständige nach den GoBD (Rz. 140) ja, soweit der Beleg nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist und Sie das Erfassen wie in Rz. 136 beschrieben dokumentiert haben. Als Privatperson gibt es dazu keine eigene Regel; heben Sie Papier bei hohen Beträgen oder unklaren Fällen vorsichtshalber auf, bis der Steuerbescheid endgültig ist (Faustregel, keine gesetzliche Frist).

Wie lange muss ich Kassenbons aufbewahren?

Selbstständige und andere Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichtige bewahren Buchungsbelege acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Kassenbons. Ein Sonderfall sind Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, die auch Privatpersonen zwei Jahre aufbewahren müssen.

Reicht ein Kassenbon als Rechnung für den Vorsteuerabzug?

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz. Darüber braucht es eine Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, zum Beispiel mit Name und Anschrift des Empfängers und einer Rechnungsnummer.